Mit </> Einbetten blenden Sie das Formular in Ihre Seite ein.

Im Blockeditor wählen Sie im Block ‚Form‘ aus der Liste Ihrer Formulare.

  1. Aktivieren Sie Gravity Forms Dashboard →JGU Tools → Plugins
  2. Legen Sie ein Formular und Felder an
  3. Stellen Sie das Aussehen, die Laufzeit und Anzeige-Einschränkungen des Formulars ein in den Formulareinstellungen
  4. Was soll auf der Webseite = Bestätigung nach dem Abschicken des Formulars angezeigt werden? Standard ist eine kurze Rückmeldung.
  5. Sollte jemand per E-Mail = Benachrichtigung informiert werden? Sorgen Sie unbedingt für Sicherheit vor SPAM!
  6. Legen Sie eine neue Webseite an und binden über den Formular-Button das Formular ein.

Video: Kleine Tour durch Gravity Forms (15 Minuten)

Schützen Sie Formulare mit Benachrichtigungen vor Spam!

Benachrichtigungen sind eine Quelle für SPAM, den die JGU an Externe schickt. Handeln Sie verantwortungsvoll und schützen Sie Formulare mit Benachrichtigungen, die automatisch und ungeprüft E-Mails an externe E-Mail-Adressen verschicken.

  • Verschicken Sie nur eine allgemeine Nachricht aber keinesfalls Formularinhalte in der Benachrichtigung:
    • Benachrichtigung ohne Inhalte aus Ihrem Formular sind uninteressant für SPAM-Mails.
    • Schreiben Sie in die automatische Benachrichtigung einfach nur „Danke, wir haben Ihre Daten erhalten und melden uns“.
  • Bauen Sie eine Testfrage ein:
    • Fügen Sie ein neues Feld Einzeiliger Text hinzu und geben als Titel bspw. die Frage „Wieviel ist fünf mal drei?“ ein.
    • Klicken Sie auf den Button Absenden.
    • In der rechten Spalte erscheinen die dazugehörigen Feldeinstellungen. Aktivieren Sie Bedingte Logik.
    • Es öffnet sich ein weiteres Feld mit mehreren Zeilen.
    • Wählen Sie für die erste Zeile folgendes aus: „Anzeigen diesen Formular-Button, falls Alle des Folgenden zutrifft:“
    • In der zweiten Zeile befindet sich Ihre Testfrage. In das Feld Enter a value tragen Sie das Ergebnis 15 ein.
    • mehr dazu: 6 Tips to reduce Spam form entries“
  • Schalten Sie den Honeypot an: Formulareinstellungen → Spam-Erkennung → Honeypot.
  • Begrenzen Sie die Anzahl der Einträge, damit Sie nicht tausende SPAM-Mails entfernen müssen: Formulareinstellungen → Einschränkungen → Zahl der Einträge begrenzen.
  • Gibt es ein Feld, welches nur einmalig vorkommen soll? Setzen Sie es in den Feldeinstellungen auf keine Duplikate, dann kann das Formular nicht nochmals abgeschickt werden.
  • Erlauben Sie nur Uni-Mainz.DE From Adressen, indem Sie den Abschicken-Button mit der Kondition Email-Feld endet auf uni-mainz.de verknüpfen.
  • Sie müssen eine externe E-Mail-Adresse eintragen? Tragen Sie diese bei reply-to ein.
  • Verwenden Sie mehrseitige Formulare (eine Sektion einfügen).

Die Nutzung von reCAPTCHA ist aus datenschutzrechtlichen Erwägungen leider nicht möglich.

SIE sind hier der Admin, diese Benachrichtigung ist also für SIE!

Bei Absender E-Mail (From) tragen Sie entweder Ihre E-Mail-Adresse oder die des Kunden ein. NIRGENDWO in der Benachrichtigung darf {admin_email} stehen.

Es sind ausschließlich E-Mail-Adressen der JGU erlaubt. Im Zweifelsfall wird Ihr Eintrag aus Sicherheitsgründen mit webmaster@uni-mainz.de überschrieben.

Von-Name ist ein Kommentartext, der in jedem Fall mit “ JGU“ enden muß, ansonsten wird dort Webmaster eingetragen.
Beispiel: Möchten Sie, daß Ihre E-Mail als Absender „Digitalisierung“ anzeigt, tragen Sie ein „Digitalisierung JGU“. Ohne die Endung „JGU“ funktioniert es nicht.

Schreiben Sie bei „Senden an“ →“E-Mail eingeben“ und schreiben die Mailadressen, durch ein Komma getrennt hintereinander.

Beispiel: kontakt1@uni-mainz.de, kontakt2@uni-mainz.de

Um verschiedene Inhalte an mehrere Mailadressen zu verschicken, legen Sie eine weitere Benachrichtigung an.

Sie wollen Mails abhängig von einem Klappmenü verschicken?

  1. Im Klappfeld bei Allgemein → Auswahlen bearbeiten → Optionen Werte anzeigen anhaken
  2. tragen Sie die Mailadresse bei Werte ein
  3. In der Benachrichtigung tragen Sie bei An E-Mails senden ein: {Name des Feldes:ID:value}
    Beispiel: Das Feld heißt Mein Feld, die ID ist 5, dann schreiben Sie {Mein Feld:5:value}

BCC (Blindkopie) bei der Konfiguration von Benachrichtigungen (Einstellungen → Benachrichtigungen) vermeiden: dabei gibt es Rückverfolgungsprobleme, eben wegen der blinden Kopie.

Das MailGateWay prüft, ob E-Mails SPAM sind anhand einer Vielzahl von Kriterien:

1) Überflüssige / Viele Leerzeilen werden immer als „böse“ angesehen – lässt man die (überwiegend) weg, hat man schon meist sein Ziel erreicht.
2) Das Reply-To ist auf eine andere Domain gesetzt, nämlich auf die Mailadresse des sich anmeldenden Benutzers anstatt auf eine Uni-Mainz-Adresse. Wenn ein Reply-To gesetzt wird, besser auf eine uni-mainz.de-Adresse (Absender und Adressat gehören dieser Domain an), oder gar kein Reply-To setzen.

BCC (Blindkopie) bei der Konfiguration von Benachrichtigungen (Einstellungen → Benachrichtigungen) vermeiden: dabei gibt es Rückverfolgungsprobleme, eben wegen der blinden Kopie.

Sie möchten Adressdaten vorausfüllen? Diese sind oft im Browser gespeichert. Erkennt der Browser ein Formular mit Adressdaten, bietet er an, die Adresse einzufüllen.

So machen Sie ein Feld als Adressfeld kenntlich: bei Erweitert : Auto-Vervollständigung aktivieren anhaken und nach der Anleitung füllen.
Beispiel: Vorname= given-name, Nachname= family-name, Anschrift address-line1 usw…

💡: Aus Gründen der Zugänglichkeit sollten Sie Felder vorbelegen. Damit werden die Inhalte vorgelesen, sobald mit dem Focus in das Feld gewechselt wird. So kann das Feld besser und leichter ausgefüllt werden.

Sobald Sie persönliche Daten erheben, müssen Sie die zentrale Datenschutzerklärung der JGU (die im Fuß jeder Ihrer Seiten verknüpft ist) anpassen, indem Sie ergänzen, welche Daten Sie zu welchem Zweck und in welchem Zeitraum erheben:

  • Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung: Nennen Sie das Formular und die persönlichen Felder bei „Umfang“ bei Allgemeines zur Datenverarbeitung
  • Zweck der Datenverarbeitung:. Beschreiben Sie den Grund für die Datenerhebung (das Ziel des Formulars). Als Richtschnur können Sie auch die Infos IV. Bereitstellung der Website s verwenden.
  • Dauer der Speicherung
  • Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Erläutern dort, inwieiweit für sie Möglichkeiten dafür einräumen, z.B. „Die Erfassung der genannten Daten ist für den Betrieb und die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzerinnen und Nutzer keine Widerspruchsmöglichkeit.“ Dafür gibt es bei den Erweiterten Felder die Einwilligung
  • Die Seite Datenschutz ist im Fuß jeder Seite automatisch verlinkt. So ändern Sie diesen Link im Fuß auf ihre eigene Datenschutzseite.
  • Wichtig ist, dass der Nutzer des jeweiligen Formulars die notwendigen Informationen zu der Datenverarbeitung erhält. Ob Sie diese Information zum Formular oder zur Datenschutzerklärung schreiben, ist Ihnen überlassen. Beide Darstellungsvarianten sind möglich.

Die Reihenfolge ist wichtig, haben sie fälschlicherweise die exportierte csv-Datei direkt angeklickt, gehen alle Felder eines Eintrags in einer Zelle auf!

  1. Öffnen Sie Excel
  2. Öffnen Sie die csv-Datei (wird sie nicht angezeigt, bei Dateityp auf Alle Dateien wechseln.
  3. Der Excel-Textkonvertierungs-Assistent startet
  4. Wählen Sie bei Ursprünglicher Datentyp Getrennt
  5. Haken Sie Die Daten haben Überschriften an, klicken Sie auf Weiter
  6. Haken Sie bei den Trennzeichen Komma an, klicken Sie auf Weiter
  7. Für jede Spalte legen Sie den Datentyp fest, Standard ist meist ok

Tipp: 💡 Beim Übertrag von Telefonnummern erhält man immer „Datensalat“ in der Exceldatei. In der Excel-Formatierung Standard“ versucht Excel, die Zahlenfolge als Nummer zu interpretieren. Da die Zahl sehr groß ist, wird sie auf wissenschaftliche Art dargestellt, also z.B. statt eine Billion, eine 1 mit 12 Nullen schreibt Excel 1E+12. Zellen mit solchen Zahlen markieren Sie und mit rechter Maus  → Zellen formatieren → Zahl → Null Dezimalstellen werden die Telefonnummern korrekt dargestellt.

  1. Daten auslesen:  
    Im Dashboard → Formulare → Import/Export → Einträge exportieren → Wählen Sie das Formular, die gewünschten Felder und den gewünschten Datumsbereich aus und erhalten dann eine CSV-Datei
  2. Links, Bilder und alles andere? Bringen Sie im Feld HTML unter: Nehmen Sie den HTML-Block.
    Bereiten Sie den Inhalt des HTML-Blocks in einer Webseite vor. Wechseln Sie dann in den Textmodus und kopieren Sie den formatierten Text (mit Links und allem) von dort.
    Da gehen auch Links, aber bitte nicht „für weitere Infos klicken Sie hier“  Sondern Weitere Infos zum Thema X. B
  3. Wie erzwinge ich ein Telefonformat? International als Format auswählen.
  4. Eingaben nur in bestimmtem Format zulassen? Funktioniert beim einzeiligen einfachen Feld. In den allgemeinen Feldeinstellungen die Eingabemaske anhaken und Benutzerdefiniert wählen
    Beispiel Datum: 99.99.9999
    Beispiel Matrikelnummer (mindestens 7 und maximal 9 Zahlen): 9999999?99
    Beispiel Mailadresse: a***????@students.UNI-MAINZ.de
  5. Liste von Auswahlen und eine Andere Auswahl dazu: dies gibt es bei den Radio-Buttons: in der Mehrfachauswahl den Haken bei „Andere“ Auswahl aktivieren.
    Für andere Felder geht es auch, dann müssen Sie das selbst bauen:
    1. Legen Sie zb im Auswahlfeld eine Auswahl „andere“ an.
    2. Legen Sie ein einzeiliges Feld „Andere Auswahl“ an
    3. Aktivieren Sie in diesem Feld Bedingte Logik ein und blenden es nur dann ein, wenn im Auswahlfeld die Auswahl „andere“ ausgewählt wurde.
  6. Fehlermeldung: „Entschuldigung, aber du musst angemeldet sein,…“: entfernen Sie den Haken in den Formulareinstellungen, den Sie bei „Erfordert, daß der Benutzer angemeldet ist“ gemacht haben. Dann gehts wieder.
    Benutzer aus Gravity Forms Sichtweise sind angemeldete Redakteure.
    Nur falls Sie mal eine Umfrage unter den Redakteurinnen und Redakteuren in Ihrer Website durchführen möchten, ist der Haken nützlich.
  7. Duzen oder Siezen: es gibt zwei Übersetzungsvarianten. Im Standard wird der Besucher geduzt. Wenn Sie Ihre Kunden siezen möchten, stellen wir ihre gesamte Website auf „formal“ um. Alle vorgegebenen Texte sollten dann in formaler Anrede geschehen.
  8. Nachträglich Sortieren? Dazu hilft ein vorausgefülltes Feld, welches die Ausfüllenden nicht ändern können sollen. Setzen Sie dazu ein einzeiliges Feld bei den → Erweiterten Feldeinstellungen → Sichtbarkeit auf: Administrative. Da dieses Feld nicht öffentlich angezeigt wird, müssen Sie etwaige Infos z.B. in der Formularbeschreibung unterbringen.
  9. Formular nur einmal ausfüllen? Verwenden Sie die Eigenschaft keine Duplikate bei den Allgemeinen Einstellungen → Regeln eines Feldes. Ist der Wert bereits einmal in der Liste der Einträge vorhanden, wird das Formular nicht mehr akzeptiert.
    Um Ihren Benutzern das Abmelden von einer Anmeldung zu ermöglichen, sortieren Sie die Einträge am Ende nach dem Benutzernamen und verwenden nur den neuesten Eintrag.
  10. Map it? In der Rückgabe des Adressfelds wird die Adresse als Google-Map Link bereitgestellt: Map it!
  11. Benutzer E-Mail. Dies ist immer leer.
  12. Upload:  die anonyme upload Funktion steht über verschiedene andere Dienste des ZDV zur Verfügung, sie können das über Seafile oder Filesender erreichen: